Järjestön säännöt

I Nimi, kotipaikka, tarkoitus ja kielet

1 § Nimi ja kotipaikka

Järjestön nimi on Helsingin yliopiston raskaan musiikin ystävät, lyhennettynä HYRMY. Näissä säännöissä siitä käytetään nimitystä järjestö. Järjestön kotipaikka on Helsingin kaupunki. Järjestö on Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan (HYY) alaisuudessa toimiva yhdistys.

2 § Järjestön tarkoitus ja toiminta

Järjestön tarkoituksena on Helsingin yliopiston ja Helsingin alueen korkeakoulujen raskaan musiikin harrastajien yhdistäminen ja heidän harrastuksensa tukeminen tarjoamalla sille puitteita.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi järjestö tarjoaa järjestön jäsenille mahdollisuuden musiikin harrastamiseen muiden järjestön jäsenien kanssa järjestämällä alan musiikkiin perustuvia tapahtumia sekä järjestämällä matkoja alan tapahtumiin.

3 § Toiminnan tukeminen

Toimintansa tukemiseksi järjestö voi ottaa vastaan lahjoituksia ja testamentteja, omistaa toimintaansa tarpeellista kiinteää omaisuutta, sekä toimeenpanna asianomaisen luvan saatuaan arpajaisia ja rahankeräyksiä. Järjestö voi myös myydä teettämiänsä oheistuotteita.

4 § Järjestön kielet

Järjestön viralliset kielet ovat suomi ja englanti. Pöytäkirja- ja ilmoituskielenä on suomi ja pyydettäessä englanti.

II Jäsenet ja maksut

5 § Jäsenet

Järjestön jäseniä ovat kaikki jäseniksi liittyneet ja jäsenrekisteriin rekisteröidyt jäsenet, sekä järjestön ulkopuoliset kannatusjäsenet ja hallituksen nimittämät kunniajäsenet.

Järjestön kannatusjäseneksi voidaan hyväksyä järjestön toimintaa tukeva henkilö tai yhteisö.

Järjestön hallitus voi nimittää järjestön kunniajäseneksi jonkun järjestön kanssa tekemisissä olevan järjestön ulkopuolisen henkilön, jota järjestön hallitus on päättänyt kunnioittaa.

6 § Jäsenluettelo

Järjestön on pidettävä kaikista jäsenistään EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista jäsenluetteloa.

7 § Jäsenmaksut

Järjestöllä ei ole jäsenmaksua. Järjestön sääntömääräinen kokous voi halutessaan säätää jäsenmaksun käyttöönotosta ja summasta, mikäli järjestön toiminnan säilyttäminen sitä vaatii.

8 § Yhdistyksestä eroaminen

Jäsen voi erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti järjestön hallitukselle tai sen puheenjohtajalle tai suullisesti järjestön kokoukselle.

9 § Yhdistyksestä erottaminen

Hallitus voi erottaa jäsenen, joka on törkeästi toiminut vastoin järjestön tarkoitusta.

Järjestön hallitus voi perustellusta syystä kieltää jäsenen osanoton järjestön toimintaan määräajaksi. Kielto ei koske järjestön kokouksia. Ennen päätöksen tekemistä, asianomaiselle jäsenelle on varattava tilaisuus selityksen antamiseen asiassa.

Erottamispäätös on viipymättä toimitettava kirjallisena erotetulle jäsenelle.

10 § Erottamispäätöksestä valittaminen

Erotetulla jäsenellä on oikeus kirjallisesti valittaa päätöksestä järjestön kokoukselle, jonka täytyy tällöin vahvistaa päätös kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Valitus on toimitettava hallitukselle kolmenkymmenen (30) vuorokauden kuluessa hallituksen kokouksen tarkastetun pöytäkirjan julkistamisesta ja se on käsiteltävä lähinnä seuraavassa järjestön kokouksessa, kuitenkin viimeistään kuudenkymmenen (60) vuorokauden sisällä valituksen jättöpäivästä.

III Järjestön kokoukset

11 § Järjestön kokoukset

Järjestön kokouksia ovat vuosikokous, vaalikokous ja ylimääräiset kokoukset.

12 § Vuosikokous

Vuosikokous on pidettävä helmikuun loppuun mennessä ja siinä on käsiteltävä ainakin:

  • toimintakertomus edelliseltä vuodelta
  • tilikertomus ja tilinpäätös
  • toiminnantarkastajan lausunto
  • tilinpäätöksen hyväksyminen
  • vastuuvapauden myöntäminen tilivelvollisille
  • hallituksen valmistelema toimintasuunnitelma kuluvalle toimikaudelle
  • hallituksen valmistelema talousarvio kuluvalle toimikaudelle
  • jos jäsenmaksuja kerätään, järjestön jäsenmaksujen suuruus kuluvalle toimikaudelle
  • jos jäsenmaksuja kerätään, jäsenmaksujen maksamisen eräpäivä

13 § Vaalikokous

Vaalikokous on pidettävä syyskauden aikana ja siinä on käsiteltävä ainakin:

  • hallituksen puheenjohtajan sekä muiden hallituksen jäsenten valinta seuraavaksi toimikaudeksi
  • yhden toiminnantarkastajan ja hänen henkilökohtaisen varamiehensä valinta seuraavaksi toimikaudeksi

14 § Ylimääräiset kokoukset

Ylimääräinen kokous pidetään, kun järjestön kokous niin päättää, kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) järjestön jäsenistä tai kymmenen (10) järjestön jäsentä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä viimeistään neljäntoista (14) vuorokauden kuluessa vaatimuksen esittämisestä, lukukausien ulkopuolella kuitenkin viimeistään kolmenkymmenen (30) vuorokauden kuluessa vaatimuksen esittämisestä.

15 § Oikeudet järjestön kokouksissa

Järjestön kokouksissa on läsnäolo- ja puheoikeus kaikilla järjestön jäsenillä. Kaikilla järjestön jäsenillä on esitysoikeus sekä äänioikeus siten, että jokaisella on yksi ääni.

Kokouksen päätöksellä voidaan myös yhdistykseen kuulumattomalle myöntää läsnäolo-oikeus sekä puheoikeus.

Järjestön kokous voi myöntää esitysoikeuden myös muille jäsenille kuin varsinaisille jäsenille.

16 § Päätöksenteko

Päätökset järjestön kokouksessa tehdään ehdottomalla enemmistöllä annetuista äänistä. Äänten jakautuessa tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan mielipide, vaaleissa kuitenkin arpa.

17 § Koolle kutsuminen

Kokouskutsussa on mainittava kokouksen aika, paikka ja kokouksessa käsiteltävät asiat.

Kutsu on julkaistava järjestön virallisella sähköpostilistalla sekä järjestön Facebook-sivulla vähintään seitsemän (7) vuorokautta ennen kokousta, lukukausien ulkopuolella kuitenkin vähintään neljätoista (14) vuorokautta ennen kokousta.

18 § Päätösvaltaisuus

Kokous on päätösvaltainen, jos se on kutsuttu koolle sääntöjen määräämällä tavalla ja läsnä on vähintään yksi hallituksen jäsen ja viisi muuta järjestön varsinaisista jäsenistä.

19 § Käsiteltävät asiat

Kokouksessa käsitellään kokouskutsussa mainitut asiat. Kokous voi myös ottaa käsiteltäväkseen asian, jonka kokous katsoo kiireelliseksi. Käsiteltäessä järjestön sääntöjen muuttamista, äänestys- ja vaalijärjestystä, hallituksen tai sen jäsenen taikka toiminnantarkastajan valitsemista tai erottamista, tilinpäätöksen vahvistamista ja vastuuvapauden myöntämistä tai järjestön purkamista on asiasta mainittava kokouskutsussa.

20 § Luottamus- tai toimihenkilön erottaminen

Kokous voi perustellusta syystä erottaa tai vapauttaa luottamus- tai toimihenkilön kesken toimikauttaan, jolloin kokouskutsussa on siitä mainittava. Erottamisesta tai vapauttamisesta on ilmoitettava kirjallisesti tätä koskevalle henkilölle vähintään (7) päivän kuluessa päätöksestä.

IV Hallitus

21 § Hallitus

Järjestön asioita hoitaa järjestön vaalikokouksessa kalenterivuodeksi kerrallaan valittu hallitus.

Hallitukseen kuuluu puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri ja taloudenhoitaja sekä järjestön kokouksessa tarpeelliseksi katsottu määrä muita jäseniä.

Vain järjestön jäsenet ovat vaalikelpoisia järjestön hallituksen puheenjohtajaksi.

Järjestön hallituksella on oikeus poikkeustapauksissa hyväksyä järjestön hallituksen jäseneksi kirjallisen hakemuksen perusteella siihen vaalikokouksen ulkopuolella pyrkivä henkilö, mikäli hallitus katsoo sen tarpeelliseksi. Hallituksella on myös oikeus hallitusjäsenen sitä pyytäessä vapauttaa henkilö hallitusvastuusta.

22 § Hallituksen tehtävät

Hallituksen tehtäviin kuuluu:

  • johtaa järjestön toimintaa
  • valmistella järjestön kokouksissa esille tulevat asiat ja toimeenpanna niissä tehdyt päätökset
  • hoitaa järjestön taloutta ja omaisuutta
  • päättää jäseneksi hyväksymisestä
  • laatia ehdotus järjestön toimintasuunnitelmaksi, talousarvioksi, toimintakertomukseksi ja tilinpäätökseksi
  • valvoa toimikuntien ja toimihenkilöiden toimintaa
  • kutsua järjestön kokoukset koolle tarpeen vaatiessa
  • edustaa järjestöä

23 § Hallituksen jäsenet

Hallituksen puheenjohtaja kutsuu koolle hallituksen kokoukset ja johtaa puhetta niissä, huolehtii järjestön kokousten koollekutsumisesta sekä valvoo, että järjestön toiminta on sääntöjen mukaista.

Hallitus nimeää keskuudestaan varapuheenjohtajan. Varapuheenjohtaja huolehtii puheenjohtajan tehtävistä tämän ollessa estynyt.

Sihteerin tehtävänä on laatia pöytäkirjat järjestön kokouksista ja huolehtia arkistosta.

Taloudenhoitajan tehtävänä on hoitaa järjestön taloutta ja omaisuutta sekä valmistella ehdotukset tilinpäätökseksi ja talousarvioksi.

24 § Hallituksen kokoukset

Hallituksen kokouksen kutsumisen voi suorittaa puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ilman varoaikaa. Hallituksen kokous on päätösvaltainen, mikäli kokouksesta on tiedotettu hallituksen keskuudessaan sopimalla tavalla ja läsnä on yli puolet hallituksen jäsenistä siten, että puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja on läsnä.

Päätökset tehdään ehdottomalla enemmistöllä annetuista äänistä. Jos äänet jakautuvat tasan, ratkaisee puheenjohtajan mielipide, vaaleissa kuitenkin arpa.

25 § Järjestön nimenkirjoittajat

Järjestön nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja tai taloudenhoitaja.

V Toimihenkilöt ja toimikunnat

26 § Asettaminen, toimikausi ja toimintaan osallistuminen

Järjestön kokous ja järjestön hallitus voivat erityisiä tehtäviä varten asettaa hallituksen alaisia toimikuntia ja toimihenkilöitä. Tällöin on määrättävä toimikausien pituudet, kuitenkin enintään kalenterivuosi.

Toimikunnan toimintaan voi osallistua kuka tahansa järjestön jäsen kiinnostuksensa mukaan.

VI Hallinto ja talous

27 § Toimi- ja tilikausi

Järjestön toimi- ja tilikausi on kalenterivuosi.

28 § Järjestön talous

Järjestö on voittoa tavoittelematon yhdistys. Järjestön kokous voi kuitenkin tarpeelliseksi katsoessaan hyväksyä hallituksen esittämän talousarvion ja budjettiesityksen, jossa järjestön talous on ylijäämäinen, mikäli hallitus esittää yli yhden budjettivuoden päähän kantavan suunnitelman näiden rahojen käyttämiseksi.

29 § Toiminnantarkastajat

Järjestön taloudenhoitoa ja hallintoa valvoo toiminnantarkastaja. Hallituksen on toimitettava tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen sekä toimintakertomus toiminnantarkastajalle viimeistään neljätoista (14) vuorokautta ennen vuosikokousta.

Tilit on annettava tarkistettavaksi pyydettäessä.

Toiminnantarkastajan tulee antaa hallitukselle kirjallinen, järjestön vuosikokoukselle osoitettu kertomus toimittamastaan järjestön hallinnon ja tilien tarkastuksesta viimeistään kolme (3) vuorokautta ennen vuosikokousta.

VII Erityisiä määräyksiä

30 § Järjestön tunnukset ja merkit

Järjestön tunnuksista ja merkeistä päättää hallituksen kokous.

31 § Päätöksistä valittaminen

Järjestön kokouksen tai hallituksen päätöksestä on järjestön varsinainen jäsen oikeutettu valittamaan sillä perusteella, että se on syntynyt laista, asetuksesta, järjestön tai HYYn säännöistä poikkeavassa järjestyksessä taikka menee toimielimen toimivaltaa ulommas tahi on muutoin lain, asetuksen, järjestön tai HYYn sääntöjen taikka järjestöä koskevien määräysten vastainen.

Valitus on tehtävä ylioppilaskunnan hallitukselle neljäntoista (14) vuorokauden kuluessa päätöksentekopäivästä, tai milloin päätös koskee jäsentä henkilökohtaisesti, saman ajan kuluessa siitä, kun hän sai päätöksestä tiedon.

Valituksesta on samalla ilmoitettava järjestön hallitukselle. Päätöksestä, joka on luonteeltaan yksinomaan asian valmistelua tai toimeenpanoa, ei kuitenkaan voi valittaa.

32 § Sääntöjen muuttaminen

Muutoksia näihin sääntöihin voidaan tehdä, jos muutosesitys on tullut hyväksytyksi vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä sääntöjen määräämällä tavalla koolle kutsutussa järjestön kokouksessa. Muutosesitys on mainittava kokouskutsussa.

Muutosesityksen voi tehdä hallitus, yksi kymmenesosa (1/10) järjestön varsinaisista jäsenistä tai kymmenen (10) järjestön varsinaista jäsentä kirjallisena hallitukselle. Varsinaisten jäsenten tekemä ehdotus on käsiteltävä seuraavassa järjestön kokouksessa.

HYY:n edustajistolla on oikeus esittää näihin sääntöihin muutoksia. Muutetut säännöt astuvat voimaan järjestön kokouksen hyväksyttyä ne yksinkertaisella äänten enemmistöllä.

33 § Järjestön purkautuminen

Järjestö katsotaan purkautuneeksi, jollei kahteen (2) vuoteen ole ollut järjestön kokouksia, vaikka edellytykset niiden pitämiselle olisivat olleet olemassa.

Niin ikään järjestö purkautuu, jos hallitus tekee siitä päätöksen kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä kahdessa (2) peräkkäisessä kokouksessa, joiden väli on vähintään kolmekymmentä (30) vuorokautta.

Purkautumisesitys on mainittava kokouskutsussa.

Järjestön purkauduttua tai sen tultua lakkautetuksi siirtyvät sen varat HYY:lle käytettäväksi näiden sääntöjen 2 §:n mukaiseen tarkoitukseen tai sen ollessa mahdotonta HYY:n yhdistysten toiminnan tukemiseen.

34 § Sääntömuutoksen tai purkautumisen voimaantulo

Purkautumispäätös tai järjestön esittämä sääntömuutos tulee voimaan, kun HYY:n edustajisto on sen vahvistanut.

35 § Säännöissä määräämättömät asiat

Asioissa, joista näissä säännöissä ei erikseen määrätä, noudatetaan soveltuvin osin HYY:n sääntöjä ja järjestölakia.